63. Wissenschaftlicher Kongress
der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V. (DGE)

Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie Abstracts für den 63. Wissenschaftlichen Kongress der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (im Folgenden „DGE“ genannt) einreichen. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Dienstleistungen, die zum Speichern und Verarbeiten Ihrer Daten verwendet werden

Die DGE verwendet ein webbasiertes Abstract-Einreichungssystem (ConfTool), um den 63. Wissenschaftlichen Kongress vorzubereiten und zu organisieren. Die ConfTool-Software und die Server, auf denen Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden, werden von der

ConfTool GmbH
Hochrad 58
22605 Hamburg
Geschäftsführer: Dr. Harald Weinreich
Handelsregister Hamburg: HRB 111956
USt-ID-Nr: DE-815145320

zur Verfügung gestellt. Alle Server werden von der ConfTool GmbH gehostet und befinden sich in Rechenzentren in Deutschland, die die Norm ISO 27001 erfüllen. Alle Daten werden im Namen der DGE dieser Veranstaltung gespeichert und verarbeitet, sie ist der Betreiber dieser ConfTool-Installation. Jede Veranstaltung wird mit einer separaten Installation und Datenbank betrieben, und jeder Betreiber einer ConfTool-Installation kann nach dem Prinzip der Trennbarkeit von Daten nach § 64 (3) BDSG 2018 nur auf die Daten der eigenen Installation zugreifen.

Die ConfTool GmbH verwendet die Daten der Installation nur für die Zwecke, die vertraglich mit der DGE vereinbart sind. Eine weitere Verwendung der Daten durch die ConfTool GmbH findet nicht statt. Die ConfTool GmbH wird ohne die vorherige explizite, schriftliche Autorisierung durch die DGE niemals Daten an Dritte weiterreichen. Die ConfTool GmbH ist ein deutscher Software-Dienstleister, der die Standards der europäischen DSGVO und des deutschen BDSG berücksichtigt.

Datenerfassung bei Zugriff auf ConfTool

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung in ConfTool?

Die Datenverarbeitung mit ConfTool erfolgt durch die DGE. Einen Link zu den Kontaktdaten finden Sie in der Anbieterkennzeichnung (Impressum), auf das in der linken unteren Ecke jeder Seite verwiesen wird.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Formular eingeben, wenn Sie ein Benutzerkonto erstellen, oder einen Beitrag einreichen.

Andere Daten werden automatisch durch die von der ConfTool GmbH verwendete IT-Systeme erfasst, wenn Sie auf ConfTool zugreifen. Das sind vor allem technische Daten, wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs (Logfile). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie auf das ConfTool-System zugreifen und es nutzen.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung des ConfTool-Systems zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die DGE behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie ConfTool für die Abstract-Einreichung benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (insbesondere bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortliche Stelle für den Datenschutz

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in dieser ConfTool-Installation ist die:

Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V. (DGE)
Godesberger Allee 136
53175 Bonn
Telefon: +49 228 3776-600
Telefax: +49 228 3776-800
E-Mail: kongress@dge.de
Web: www.dge.de

USt-IdNr.: DE 114234841

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an die verantwortliche Stelle für den Datenschutz (s. o.). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist die Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen https://www.ldi.nrw.de/

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

ConfTool nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte aus Formulardaten, die Sie an die DGE über ConfTool senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt, sowie an dem Schloss-Symbol (meist grün dargestellt) in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben ebenfalls ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu, sowie zu weiteren Fragen zum Thema „personenbezogene Daten“ können Sie sich jederzeit unter der in der Anbieterkennzeichnung (Impressum) angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der in der Anbieterkennzeichnung veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die DGE behält sich vor, rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, einzuleiten.

Datenerfassung durch das ConfTool-System

Cookies

Das ConfTool-System verwenden sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das ConfTool-System nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von ConfTool verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies wird die Funktionalität des ConfTool-Systems wesentlich eingeschränkt.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Authentifizierung) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Die DGE hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung ihrer Dienste.

Es werden folgende Cookies gespeichert:

Domain	Cookie-Name	Zweck und gespeicherte Daten	Speicherdauer
conftool.pro	CTSID_DGE19	Die Cookies dienen zur Verwaltung von Sitzungen und zur Navigation im System.	Session-Dauer
conftool.pro	CTSID_DGE19_TIMEOUT
conftool.pro	window
conftool.pro	bestURL
conftool.pro	bestURLinfo
conftool.pro	bestURLxy

System Logging

Die ConfTool GmbH erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch übermittelt, in einem "Server Log" und einem von der DGE in ConfTool verwendetes „Benutzerprotokoll“. Dies sind:

• Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter

• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

• Browsertyp und Browserversion

• Verwendetes Betriebssystem

• Referrer URL

• IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es der DGE Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Speicherdauer des System-Loggings

Die „Server Log“-Datei wird für die Dauer von einem Jahr gespeichert und anschließend gelöscht. Das „Benutzerprotokoll“ wird für die Dauer der durchgeführten Veranstaltung gespeichert und nach Beendigung der Veranstaltung gelöscht.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Kontakformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an die verantwortliche Stelle für den Datenschutz (s. o.). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

E-Mail-Kontakt

Es ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse gleichermaßen an dge2026@conftool.pro und kongress@dge.de möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrags ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Darin liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Der Widerspruch kann jederzeit formlos an die verantwortliche Stelle für den Datenschutz (s. o.) gestellt werden

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

Registrierung bei ConfTool

Sie können sich im ConfTool-System registrieren, um die Funktionen des Systems zu nutzen. Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes, für den Sie sich registriert haben. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls werden wir die Registrierung ablehnen.

Für wichtige Änderungen, etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen, nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie in dieser ConfTool-Installation registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Verarbeitung von Daten (Kunden- und Vertragsdaten)

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Rechtsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser ConfTool-Installation (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Datenübermittlung bei Vertragsschluss für Dienstleistungen und digitale Inhalte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an eine Grafikagentur für die erforderliche Erstellung eines Programms oder Abstractbandes.

Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

E-Mail Rundschreiben zur Veranstaltung

Daten bezüglich der Rundschreiben

Wenn Sie Informationen über diese Veranstaltung erhalten möchten, benötigt die DGE von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Rundschreibens einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Anmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Rundschreibens können Sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Rundschreiben-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Rundschreiben gespeichert und nach der Abbestellung des Rundschreibens gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen von Autoren oder Teilnehmern) bleiben hiervon unberührt.

Änderungen an der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung zu aktualisieren, sofern es notwendig sein sollte.

Diese Erklärung wurde zuletzt aktualisiert am 26. August 2021.