Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese ConfTool-Installation benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Ferner informieren wir Sie über die Dauer der Speicherung und darüber, welche Rechte Sie hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten haben.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in dieser ConfTool-Installation ist:

Deutscher Bundesverband für Logopädie e.V.

Augustinusstraße 11a

50226 Frechen

Kontaktadresse: info(at)dbl-ev.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über den Adresszusatz „Datenschutzbeauftragter“ sowie unter datenschutzbeauftragter(at)dbl-ev.de.

Registrierung in dieser ConfTool-Installation

Sie müssen sich im ConfTool-System registrieren, um im Folgenden die Funktionen des Systems zu nutzen. Die Registrierung ist freiwillig. Ohne die Registrierung ist jedoch keine Nutzung der ConfTool Installation möglich.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie benötigt werden und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Speichern und Verarbeiten Ihrer Daten durch ConfTool Pro

Die Betreiber*innen dieses Web-basierten Systems verwenden ConfTool Pro, um den Call for Abstracts durchzuführen und den 54. dbl-Kongress zu organisieren. Die ConfTool-Software und die Server, auf denen Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden, werden von der ConfTool GmbH zur Verfügung gestellt. Alle Server werden von der ConfTool GmbH gehostet und befinden sich in Rechenzentren in Deutschland, die die Norm ISO 27001 erfüllen. Jede Veranstaltung wird mit einer separaten Installation und Datenbank betrieben und die Betreiber*innen einer ConfTool-Installation können nur auf die Daten der eigenen Installation zugreifen (Prinzip der Trennbarkeit von Daten nach § 64 Abs. 3 Nr. 14 BDSG).

Die ConfTool GmbH verwendet die Daten nur für die angegebenen Zwecke. Eine weitere Verwendung der Daten durch die ConfTool GmbH findet nicht statt. Die ConfTool GmbH wird ohne die vorherige explizite, schriftliche Autorisierung durch uns niemals Daten an Dritte weiterreichen. Die ConfTool GmbH ist ein deutscher Software-Dienstleister, der die Standards der europäischen DSGVO und des deutschen BDSG berücksichtigt.

Die Datenschutzerklärung der ConfTool GmbH finden Sie hier: https://www.conftool.net/de/mehr-ueber-conftool/datenschutz.html

Cookies

Das ConfTool-System verwendet sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das ConfTool-System nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies wird die Funktionalität des ConfTool-Systems wesentlich eingeschränkt.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Es besteht ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste.

System Logging

Wir erheben und speichern Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt, in einem "Server Log" und einem "ConfTool Benutzerprotokoll". Dies sind:

• Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen oder Probleme zur oder bei der Benutzung des Systems haben.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Art der Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zur Berücksichtigung der Abstracts ist es erforderlich, dass wir personenbezogene Daten über Sie erheben und verarbeiten. Folgende Daten werden in dem Einreichungsformular erhoben und verarbeitet:

• Anredetitel
• Akademischer Titel
• Vor- und Nachname
• Adresse(n)
• Geburtsdatum
• Funktion (z. B. Einreichende Person, Hauptverantwortliche Person, Autor*in, Vortragende*r, Gutachter*in)
• Berufsbezeichnung
• Organisation/Firma (Abteilung optional)
• Ggf. Foto
• E-Mail-Adresse(n)
• Telefonnummer

Je nach Format (Workshop, Poster, Vortrag, Fallbesprechung, Symposium, Symposiumsbeitrag) und Funktion (s. o.) werden nicht sämtliche Daten erhoben und verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen der Einreichung der Abstracts ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 a DSGVO (Einwilligung) sowie im Rahmen der Nutzung für die Verbands- und Öffentlichkeitsarbeit Art. 6 Abs. 1 S. 1 f (Wahrnehmung berechtigter Interessen).

Einreichung von Beiträgen und Mehrautor*innenschaft

Die einreichende Autorin / der einreichende Autor stellt sicher, dass alle Mitautor*innen die folgenden Datenschutzbestimmungen gesehen und genehmigt haben::

• Die Einreichung und die persönlichen Daten aller Autor*innen (siehe Aufzählung unter „Art der Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung“) werden im ConfTool-System gespeichert.
• Alle Autor*innen stimmen der Veröffentlichung der Einreichung durch einen von den Veranstaltern und Vorsitzenden ausgewählten Verlag zu.
• Alle Autor*innen stimmen der Veröffentlichung ihrer Einreichung oder eines Teils davon sowie ihrer Namen, akademischer Titel und Organisations-/Firmenzugehörigkeit im Veranstaltungsprogramm und in der Liste der Autor*innen zu, sowohl offline als auch online.
• Alle Autor*innen erklären sich damit einverstanden, E-Mails im Zusammenhang mit ihrer Einreichung von den Organisator*innen und Moderator*innen zu erhalten.
• Die persönlichen Daten der Autor*innen werden im Rahmen des Begutachtungsprozesses an die Mitglieder der AG Kongress weitergegeben.
• Die Organisator*innen dürfen im Namen der Mitautor*innen Benutzungskonten im ConfTool-System für die Veranstaltung erstellen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese ConfTool-Installation nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt sowie an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Keine Verpflichtung Daten bereitzustellen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch eine Berücksichtigung der Abstracts nicht möglich.

Datenübermittlung an Dritte

Die von uns erhobenen personenbezogene Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Verbands verarbeitet. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an die folgenden Empfänger übermitteln:

• von uns eingeschaltete Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können (sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunternehmer unserer Dienstleister);
• mit Ihrer Einwilligung von uns eingesetzte Dritte, die uns bei der Verarbeitung und Analyse personenbezogener Daten, bei der Nutzung unserer Website und Verbesserung unsere Produkte und Dienstleistungen helfen; sowie
• nicht-öffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

Datenübermittlung außerhalb der EU / des EWR

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. In Einzelfällen kann es jedoch erforderlich sein, dass wir Informationen an Empfänger*innen in sog. „Drittländern“ übermitteln müssen. „Drittländer“ sind Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, in denen nicht ohne Weiteres von einem Datenschutzniveau ausgegangen werden kann, das mit dem in der Europäischen Union vergleichbar ist. Sofern die übermittelten Informationen auch personenbezogene Daten umfassen, stellen wir vor einer solchen Übermittlung sicher, dass in dem jeweiligen Drittland oder bei dem/der Empfänger*in in dem Drittland das erforderliche angemessene Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies kann sich insbesondere aus einem sog. „Angemessenheitsbeschluss“ der Europäischen Kommission ergeben, mit der ein angemessenes Datenschutzniveau für ein bestimmtes Drittland insgesamt festgestellt wird. Alternativ können wir die Datenübermittlung auch auf die mit einem Empfänger vereinbarten sog. EU-Standardvertragsklauseln stützen oder auf eine von Ihnen entsprechend abgegebene Einwilligungserklärung.

Kein Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung

Im Zusammenhang mit den in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Verarbeitungsvorgängen Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht gespeichert, soweit und solange dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre personenbezogenen Daten. Etwas Abweichendes gilt dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten länger aufzubewahren (z. B. für Steuer- und Buchhaltungszwecke). In diesem Fall bewahren wir Ihre Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auf und löschen sie im Anschluss.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit über info(at)dbl-ev.de oder über die oben angegebene Anschrift an uns wenden.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 77 DSG-VO einzulegen.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

E-Mail:poststelle(at)ldi.nrw.de

Stand: August 2025.